Un processus d’onboarding est essentiel pour améliorer la rétention et la productivité de vos collaborateurs. Découvrez comment une intégration réussie, dès le premier jour, favorise l’engagement et la performance de vos employés.
Selon l’étude “The Future Of Work” de 2023, 91% des recruteurs français ont besoin de pourvoir des postes vacants. Il est indéniable que le recrutement représente un défi de taille. Ce processus s’étend sur une période longue et coûteuse, et va bien au-delà de la simple embauche d’un candidat. En réalité, le recrutement peut être divisé en plusieurs étapes, chacune d’entre elles revêtant une importance cruciale.
Tout d’abord, il y a la rédaction d’une fiche de poste et la création d’une annonce de recherche percutante, suivies de leur diffusion stratégique.
Ensuite, il y a la préparation minutieuse des entretiens d’embauche.
Toutefois, il ne faut pas négliger la dernière étape essentielle du processus de recrutement : l’onboarding.
Il est également important de prendre en compte une donnée alarmante : selon une étude réalisée par Welcome To The Jungle en février 2019, environ 17% des employés quitteront leur entreprise au cours des trois premiers mois. Cette statistique met en évidence l’importance cruciale de porter une certaine attention aux nouveaux arrivants (mais aussi aux employés déjà présents).
Un processus d’onboarding efficace est donc la clé pour une intégration réussie. Qu’est-ce que l’onboarding ? Pourquoi est-ce si important pour votre entreprise ? Quelles sont les étapes essentielles à suivre ? Vous voulez améliorer la rétention de vos employés et par la même occasion leur productivité ? Toutes les réponses à ces questions sont dans cet article.
Le processus d’onboarding quèsaco ?
Commençons par le commencement, onboarding quèsaco ?
Le processus d’onboarding ou processus d’intégration, est essentiel pour accueillir les nouveaux collaborateurs dans l’entreprise. Beaucoup négligent cette partie car on s’attend à ce que le nouveau collaborateur soit opérationnel immédiatement. Cependant, ce que l’on a tendance à oublier c’est que, bien que ce collaborateur ait les compétences requises pour prendre en main ce nouveau poste , il arrive en territoire inconnu et qu’il doit intégrer une quantité énorme d’informations relatives aux processus internes et aux attentes de l’entreprise. Le temps d’intégration n’est en aucun cas du temps perdu, à condition bien sûr que vous ayez mis en place un processus efficace pour intégrer votre collaborateur. Vous devez structurer le processus d’intégration et le démarrer avant l’arrivée de votre nouvelle recrue afin de garantir un onboarding réussi. De plus, il ne doit pas simplement être ponctuel sur la première semaine mais doit se poursuivre sur les premiers mois voire même la première année, afin de l’intégrer au sein de l’organisation et lui permettre de déployer son plein potentiel. De nombreuses entreprises ne prennent pas suffisamment en compte l’importance de ce processus. Cela a pour effet d’entraîner une baisse de l’engagement des employés, une mauvaise rétention et une baisse de productivité.
Comment mettre en place un processus d’onboarding en entreprise efficace ? La check-list de la réussite
1. Planifier l’arrivée du nouveau collaborateur
Vous est-il déjà arrivé de vivre un premier jour de travail où l’on avait oublié que c’était votre arrivée e t que rien n’était prévu pour vous accueillir ? Pas top comme première impression pour l’entreprise ? C’est pour cela que vous devez planifier l’arrivée de votre nouvelle recrue afin d’éviter tout malaise. Si certains éléments sont difficiles à prévoir, il y a tout de même quelques passages obligés qui s’appliqueront à toutes vos nouvelles recrues :
- Préparer l’aspect administratif de sa prise de fonction. Si vous disposez d’un logiciel SIRH, invitez-le à créer son profil et à renseigner ses informations. Vous pourrez ainsi établir son contrat de travail et l’envoyer pour signature avant même le début de son contrat.
- L’informer sur ses avantages, les ressources mises à sa disposition. Vous pouvez même prévoir un livret d’accueil qui comporte des bonnes pratiques, des petits conseils pour le déjeuner, un organigramme ou encore un trombinoscope
- S’assurer qu’il dispose du matériel nécessaire afin qu’il puisse travailler dans de bonnes conditions notamment un ordinateur, un bureau, un badge, ses identifiants…
- L’inviter à visionner, s’il le souhaite, des webinaires et/ou des modules de formation et d’information en ligne de votre entreprise. Cela lui permettra de commencer à se familiariser avec la culture et les pratiques de l’entreprise avant même son premier jour.
2. Communiquer tu dois !
Maintenant que vous êtes prêt à recevoir votre nouveau collaborateur, il est essentiel qu’il soit informé dès le début de son embauche de ce qu’il peut attendre du processus d’onboarding. Intégrer un nouvel environnement peut engendrer du stress et de l’angoisse. Pour éviter que votre nouvelle recrue ne se sente désorientée et abandonnée, il est important de lui préparer un planning détaillé à suivre pour ses premiers jours :
- des détails sur les dates et les heures de l’orientation
- des instructions sur la façon de se préparer pour son premier jour de travail
- des informations sur les personnes à contacter en cas de questions et des détails sur les activités prévues
Vous me direz “c’est plus facile à dire qu’à faire” et vous n’avez pas tort.
Lors de mon intégration chez AKANEMA, j’ai été agréablement surpris par la préparation de mon arrivée. J’ai reçu mon contrat bien avant mon premier jour, puis j’ai été accueilli par une visite des locaux et j’ai été mis à l’aise dès le départ. J’ai été fourni en matériel de travail dès le début (bureau, écran, cahier…), ce qui m’a permis d’être opérationnel immédiatement. Plutôt que de me jeter directement dans le feu de l’action, j’ai eu l’opportunité de prendre le temps de comprendre les valeurs, la culture et les attentes de l’entreprise. Cette approche proactive a non seulement facilité mon adaptation, mais m’a également permis de me sentir valorisé et bien préparé pour ma première mission. Cela a eu un impact très positif sur ma confiance et mon confort dans mon nouveau poste.
3. Faire des points et adapter son processus en fonction du collaborateur
La première semaine est cruciale pour l’engagement de votre nouveau collaborateur. Il est important de se mettre à sa place pour comprendre les éventuelles difficultés qu’il pourrait rencontrer. Votre nouvelle recrue peut se sentir dépassée par l’ampleur de ses nouvelles missions, par la quantité d’informations à assimiler et par l’adaptation à son nouvel environnement. Il ne faut pas oublier que nous sommes tous différents. Nous avons nos propres personnalités, nos propres atouts et défauts, et une approche différente face à la nouveauté.
On vous conseille donc de prévoir des rencontres régulières, afin de discuter avec lui de ses premières impressions et de ses éventuels besoins. Organisez des rendez-vous à des moments clés tels que la fin de la première semaine, du premier mois et de la période d’essai. Vous devez au fur et à mesure personnaliser son intégration pour vous adaptez au mieux à ses besoins et faciliter son intégration. Ces entretiens vous permettront de faire un point sur la progression du salarié dans la réalisation de ses objectifs. Ils vous permettront d’évaluer son intégration et de recueillir son ressenti quant à ses relations avec ses collègues. L’objectif est de maximiser les chances de réussite de votre recrue en anticipant les difficultés qu’il ou elle pourrait rencontrer. Pour cela on vous met à disposition notre checklist Onboarding pour suivre l’intégration de vos nouveaux collaborateurs
4. Faciliter le processus d’onboarding c’est vous faciliter le travail
N’oubliez pas que l’onboarding est un processus sur le long terme, et qu’il est important d’accompagner vos collaborateurs tout au long de leur intégration. En agissant de la sorte, vous pourrez agir en conséquence pour aider votre recrue à surmonter ses obstacles. Vous pourrez ainsi réduire considérablement les risques de départ prématuré ou d’échec dans ce recrutement. N’oubliez pas que la rupture de période d’essai peut engendrer des coûts non négligeables, notamment en termes de temps et d’argent dépensés dans le processus de recrutement et d’onboarding. En moyenne, selon ManPower, HR Voice et Opensourcing, le coût d’un recrutement raté oscille entre 30 000€ et 150 000€.
Grâce à l’accompagnement personnalisé que Carole a mis en place, j’ai pu m’adapter progressivement à mes missions et fournir un travail qui me correspondait. Et tout cela sans subir la pression d’une intégration immédiate. En tant que nouvel employé en reconversion professionnelle, j’avais quelques appréhensions quant à mes capacités à répondre aux attentes. Cependant, le soutien de mon mentor et de Carole m’a permis de trouver mes marques et de gérer mon stress.
5. Dans un bon processus d’onboarding, le suivi ne s’arrête pas là !
Et voilà, votre collaborateur fête ses 3 mois dans l’entreprise et vous le voyez performant et motivé, signe d’une bonne intégration dans votre équipe, vous vous dites que c’est gagné ? Surtout pas ! Après tout ce que vous avez fait, vous vous arrêtez ici ? Et bien non, il est important de continuer ! Offrez à votre nouveau collaborateur des opportunités d’évolution professionnel pour qu’il puisse progresser dans sa carrière et qu’il puisse s’épanouir dans votre entreprise.
Vous pouvez fournir des outils pour que vos collaborateurs puissent apprendre par eux-mêmes. (des cours en ligne, des livres et articles sur des sujets en relation avec son poste.)
Votre nouveau collaborateur ne doit pas se sentir abandonné. En offrant la possibilité de se former et de bénéficier d’un suivi régulier, vous montrez votre engagement dans le développement professionnel et personnel de votre collaborateur.
Vous pouvez envisager de jumeler chaque nouveau collaborateur avec un mentor qui possède une expérience pertinente pour leur poste. Veillez à bien sélectionner un mentor qui est non seulement compétent, mais également empathique et capable de communiquer efficacement (ce n’est pas obligatoirement un manager). Celui-ci devra connaître les missions et les tâches du nouvel employé. Vous pouvez envisager de jumeler chaque nouveau collaborateur avec un mentor qui possède une expérience pertinente pour leur poste. Veillez à bien sélectionner un mentor qui est non seulement compétent, mais également empathique et capable de communiquer efficacement (ce n’est pas obligatoirement un manager). Celui-ci devra connaître les missions et les tâches du nouvel employé.
Carole m’a assigné un mentor qui m’apporte une aide précieuse en cas de blocages ou d’incompréhension. Il n’effectue évidemment pas mon travail à ma place, mais il apporte un soutien utile en cas d’absence de Carole, souvent très occupée en tant que fondatrice de l’entreprise. Et oui fonder une entreprise c’est génial, mais il y a parfois quelques complications au niveau de l’organisation des plannings, mais on y reviendra dans un autre article.
Carole a même utilisé les outils d’AKANEMA pour améliorer une fois de plus mon expérience collaborateur. Notamment avec Entracte qui m’a permis de créer du lien autour d’un jeu ludique et collectif, où j’ai pu identifier mes soft skills et ainsi confirmé mes capacités à exercer le métier de Growth.
6. Ne pas négliger sa culture d’entreprise et sa marque employeur
La culture d’entreprise et les relations interpersonnelles sont des éléments clés du processus d’onboarding. Les nouvelles recrues doivent non seulement comprendre la culture de votre entreprise, mais aussi se sentir intégrées dans l’équipe. Votre marque employeur joue un rôle important dans cet aspect puisqu’elle représente la réputation et l’image de votre entreprise auprès de vos employés potentiels et actuels. Les candidats sont de plus en plus attentifs à celle-ci avant de rejoindre une entreprise. Vous devez donc montrer à votre nouvel employé que votre entreprise lui offre des opportunités de développement professionnel et personnel pour lui permettre de s’épanouir pleinement. Vous devez veiller à aligner votre marque employeur avec la réalité de l’entreprise, sinon vous risquez de perdre la confiance et la loyauté de vos employés. Donc ne promettez rien en vain !
Il est important de présenter les nouveaux arrivants à l’ensemble de l’équipe. Vous pouvez organiser des événements de team building pour renforcer les liens de vos collaborateurs. Cela peut aider à maintenir une culture d’entreprise positive et à réduire le risque de turn over. Vous pouvez également, offrir, à son arrivée un “Welcome Pack” avec des goodies propres à l’entreprise.
Ces petites attentions ne sont pas à négliger, puisqu’elles permettent au salarié de développer un sentiment d’appartenance à une équipe et donc de se sentir bien intégré et épanoui.
A nouveau, lors de mon intégration chez AKANEMA, nous étions plusieurs à arriver en quelques semaines. Carole a donc organisé une sortie conviviale avec les nouveaux venus, déjà arrivés ou non. Cette initiative a contribué à créer une ambiance positive au sein de l’équipe, favorisant ainsi la coopération et la motivation au travail.
Conclusion
Vous l’avez compris, pour garantir une intégration réussie de vos nouveaux employés, vous devez travailler sur un processus d’onboarding efficace. Ce n’est pas seulement une simple formalité, mais plutôt une étape clé dans le développement de votre marque employeur et de la rétention de vos talents. N’oubliez pas de mettre l’accent sur l’accueil, la formation, la communication et le suivi. Cela permettra d’aider au mieux vos futurs collaborateurs à se sentir à l’aise et à s’engager dans leur nouvel environnement de travail. En somme, un processus d’onboarding réussi est un excellent investissement sur le long terme que ce soit dans la performance de l’entreprise que dans la satisfaction de ses employés.
“Un bon onboarding est comme une plongée en apnée. Si vous ne donnez pas la bonne impulsion dès le départ, vous passerez le reste de votre temps à essayer de rattraper votre retard. »
Aubrey Blanche, fondactrice & CEO The Mathpath
